Datenschutz

1. Verantwortlicher

Tech4Humans GmbH
Arndtstraße 7
12623 Berlin
E-Mail: mail@tech4humans.de
Telefon: +49 172 7380228
Geschäftsführer: Torsten Heymann

2. Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter ist:
Torsten Heymann
E-Mail: torsten.heymann@tech4humans.de

3. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG).

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten auf unserer Website und im Rahmen unserer Leistungen.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten insbesondere:

• Stammdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Kommunikationsdaten (E-Mail, Telefon, Chat, WhatsApp)
• Vertrags- und Abrechnungsdaten (z. B. Rechnungen)
• Nutzungsdaten (Websitezugriffe, Cookies, Trackingdaten)
• Inhalte aus Kommunikation mit unseren digitalen Assistenten

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Vertragserfüllung & Anbahnung

Art. 6 Abs. 1 b DSGVO
Bearbeitung von Anfragen, Angebotserstellung, Vertragsabwicklung

Rechtliche Pflichten

Art. 6 Abs. 1 c DSGVO
Aufbewahrung von Rechnungen, steuerliche Pflichten

Berechtigtes Interesse

Art. 6 Abs. 1 f DSGVO
Betrieb und Sicherheit unserer Systeme, Optimierung unserer Services

Einwilligung

Art. 6 Abs. 1 a DSGVO
z. B. bei Webtracking, Cookies oder optionaler Kommunikation via WhatsApp

6. Einsatz von KI-Assistenten

Unsere digitalen Assistenten (z. B. „Luna", „Klaus") unterstützen bei der Kommunikation und Beratung.

• Sie können personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie im Gespräch, per Chat oder E-Mail bereitstellen.
• Sie sind keine natürlichen Personen, sondern Software-Systeme, die im Auftrag des Verantwortlichen handeln.
• Rechtsgrundlage: Vertrag/Vertragsanbahnung bzw. berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 b, f DSGVO).
• Transparenz: Wir kennzeichnen die Kommunikation mit KI-Assistenten entsprechend.
• Hinweis: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
• Qualitätssicherung: KI-generierte Inhalte werden regelmäßig überprüft, können aber Fehler enthalten.
• Haftungsausschluss: Wir übernehmen keine Haftung für Schäden, die durch fehlerhafte KI-generierte Inhalte entstehen.

Technische Umsetzung und Speicherort: Unsere KI-Dienste werden primär über Microsoft Azure betrieben. Die dafür verwendeten Ressourcen sind in der Azure-Region „Germany West Central" (Frankfurt/Deutschland) bereitgestellt. Verarbeitete Daten (z.\u00a0B. Eingaben/Prompts, Antworten, Protokolle) werden – soweit technisch möglich – innerhalb dieser Region verarbeitet und gespeichert.

OpenAI-Einsatz (Ausnahmefälle): OpenAI wird nur noch in Ausnahmefällen eingesetzt. Die Standardverarbeitung erfolgt in Microsoft Azure. Sofern im Einzelfall eine Übermittlung in Drittländer (z.\u00a0B. USA) erforderlich ist, erfolgt diese auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und ggf. zusätzlicher Garantien; erforderlichenfalls holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein.

7. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) bestehen:

• IONOS SE (Hosting, Serverstandort Deutschland)
• Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Ltd. (Microsoft Azure inkl. Azure OpenAI, O365, OneDrive, Teams, Outlook); primärer Verarbeitungsstandort: Azure-Region „Germany West Central" (Frankfurt/Deutschland)
• Google Ireland Ltd. (Gmail API, Google Calendar API); primärer Verarbeitungsstandort: EU/EWR
• OpenAI Ireland Ltd. (KI-Assistants API – nur in Ausnahmefällen)
• Twilio Inc. (WhatsApp- und Kommunikationsdienste)
• Meta Platforms / WhatsApp Ireland Ltd. (WhatsApp Business API, eingeschränkt DSGVO-konform)

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung unserer KI-Dienste innerhalb der EU/EWR (Azure-Region „Germany West Central"). In Ausnahmefällen können Daten in Drittländer (z.\u00a0B. USA) übertragen werden. Solche Übertragungen basieren auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und – soweit anwendbar – dem EU–US Data Privacy Framework sowie ggf. zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen.

8. Webtracking und Cookies

Wir verwenden Cookies und Tracking-Technologien, um unsere Website zu verbessern.

• Google Analytics: Analyse von Besucherverhalten (IP-Anonymisierung aktiviert).
• Eigenes Tracking-System: Speicherung von anonymen oder nicht-anonymen Nutzerentscheidungen zur Optimierung unserer Angebote.
• Consent-Management: Ihre Einwilligung wird über unser Cookie-Banner eingeholt und verwaltet. Sie können Ihre Auswahl dort jederzeit ändern oder widerrufen.

Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).

9. Kommunikation über WhatsApp

Die Nutzung von WhatsApp (WhatsApp Business API) ist optional und erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Dabei werden Metadaten und ggf. Inhalte an WhatsApp Ireland Ltd. / Meta Platforms Inc. (USA) übertragen.

Wir weisen darauf hin, dass WhatsApp nicht vollständig DSGVO-konform betrieben werden kann.

10. OAuth-Integration für digitale Mitarbeiter

Unsere digitalen Mitarbeiter (KI-Assistenten) können auf Wunsch des Kunden Zugriff auf dessen E-Mail- und Kalenderkonten erhalten. Dies erfolgt über OAuth-Integrationen mit verschiedenen Anbietern (z.B. Microsoft 365, Google Gmail/Calendar).

Zweck der Datenverarbeitung:

• Lesen von E-Mails für den digitalen Mitarbeiter
• Versenden von E-Mails im Auftrag des Nutzers
• Bearbeiten von E-Mails (z.B. als gelesen markieren, kategorisieren)
• Erstellen, Lesen und Verwalten von Kalenderterminen
• Automatisierte Beantwortung von E-Mails (nach Konfiguration)

Rechtsgrundlage: Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO).

Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Zugriff in den Einstellungen des jeweiligen Anbieters (Microsoft/Google) entziehen oder uns kontaktieren.

Speicherung: Wir speichern Refresh Tokens sicher und verschlüsselt in unseren Systemen, um den Zugriff aufrechtzuerhalten, ohne dass Sie sich erneut anmelden müssen. Diese Tokens können jederzeit gelöscht werden.

Datenübertragung: Die Verarbeitung erfolgt über die APIs der jeweiligen Anbieter. Daten werden soweit technisch möglich innerhalb der EU/EWR verarbeitet. Microsoft Ireland Operations Ltd. und Google Ireland Ltd. handeln als Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO.

11. Partner-Kooperationen

Wir arbeiten mit Partnern zusammen, um unseren Kunden bestmögliche Leistungen zu bieten. Je nach Kunde und Projekt kann die Zusammenarbeit unterschiedlich strukturiert sein:

Gemeinsame Verantwortlichkeit (Joint Controller, Art. 26 DSGVO)

Bei einigen Kunden arbeiten wir gemeinsam mit Partnern an der Betreuung. In diesen Fällen sind wir und der Partner gemeinsam für die Datenverarbeitung verantwortlich. Die genauen Verantwortlichkeiten werden in einer Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit festgelegt.

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Bei anderen Kunden setzen wir Partner als Auftragsverarbeiter ein, die im Auftrag von Tech4Humans tätig werden. In diesen Fällen haben wir mit dem Partner einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

Aktuelle Partner

visionenmaler – Mario Hoppe
Bütower Straße 1b, 12623 Berlin
Telefon: 01732431018
E-Mail: hallo@visionenmaler.de
Web: www.visionenmaler.de

Kontakt für Betroffenenrechte: Sie können sich sowohl an uns (torsten.heymann@tech4humans.de) als auch direkt an unseren Partner wenden. Die genaue Struktur (Joint Controller oder AVV) wird Ihnen im Rahmen der jeweiligen Zusammenarbeit mitgeteilt.

Rechtsgrundlage: Vertrag / Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO), berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).

12. Speicherdauer

Geschäftsdaten

z. B. Rechnungen → 10 Jahre (HGB/AO)

Kommunikationsdaten

solange erforderlich / bis Widerruf

Trackingdaten

i. d. R. 14 Monate (Google), eigenes System bis Zweck erfüllt

13. Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden", Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Bitte wenden Sie sich dazu an: torsten.heymann@tech4humans.de

14. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Zuständig ist:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen unserer Services oder der Rechtslage anzupassen.

Datenschutz-Einstellungen verwalten

Verwalten Sie Ihre Datenschutz-Einstellungen und Consent-Präferenzen über unser Datenschutz-Einstellungen Overlay.